Частная школа ушла с платных сервисов на собственную систему учёта
Один платёж жил в четырёх системах: CRM, касса в Excel, таблицы и облачный финучёт по подписке. Теперь все деньги школы собираются в одной системе - через Telegram-бот и личный кабинет, - а управленческий учёт живёт в собственной ERP.
Babelfish - частная школа
системы учёта платежей свелись в одну
ручного переноса в день снял бот
тыс. ₽ в месяц - расходы на подписки
данные школы - в России, у школы
Проблема 1
Один платёж - четыре системы учёта
Студент оплатил занятия - и начинается: внести в CRM, записать в кассу, продублировать в таблицу, разметить в облачном финучёте. Каждый платёж - вручную, по четыре раза, с риском опечатки. На перенос данных между системами уходило около двух часов каждый день.
Решение 1
Один бот собирает все деньги школы
Наличные и карта вносятся одной командой, онлайн-оплаты с сайта прилетают сами. Бот зачисляет деньги на личный счёт ученика, разносит по статьям и проектам и ночью сам готовит кассовый отчёт. Дублировать что-то руками больше не нужно.
Внесение платежа - один раз, одной строкой
примерПроблема 2
Финучёт по подписке - деньги за чужой инструмент
Облачный сервис финучёта универсален: половина функций школе не нужна, а нужная интеграция по API продаётся отдельно и дорого. Подписка списывается каждый месяц, данные лежат у чужого сервиса, и школа зависит от его тарифов и ограничений.
Решение 2
Собственная ERP вместо подписки
Управленческий учёт переехал с облачного сервиса в систему, построенную под процессы школы: движение денег, статьи, направления, план/факт. Бот и ERP работают в связке: платежи из бота попадают в учёт без ручного переноса. Следующий шаг - перенос карточек учеников и расписания из облачной CRM.
Один платёж вносится в четыре места: CRM, касса в Excel, таблицы, финучёт
Около 2 часов в день на ручной перенос платежей между системами
Финучёт - на облачной подписке, которая не заточена под школу
Личные траты и выписки - через отдельные платные сервисы
Кто из учеников должен - выясняется вручную
Одна команда в Telegram-боте - дальше всё разносится само
Пара минут: внести расходы и проверить отчёт
Собственная ERP: ДДС, статьи, план/факт - под процессы школы
Всё в одном контуре, лишние подписки отключены
Список должников - одной командой в боте
Что изменилось
вместо четырёх систем ввода
Платежи через Telegram-бот и личный кабинет собираются в одной точке
вместо ~2 часов рутины в день
Разметка платежей по статьям и проектам идёт автоматически
вместо облачной подписки
Управленческий учёт живёт на сервере школы; подписки - с ~30 000 до ~2 000 ₽ в месяц
данные учеников - в России
Платежи и личные счета хранятся на собственном сервере
Частые вопросы
Как частной школе уйти от платных сервисов учёта?+
По шагам, не разом. Сначала все платежи сводятся в одну точку: их принимают Telegram-бот и личный кабинет, а система сама разносит их по статьям. Затем управленческий финучёт переезжает с облачной подписки в собственную ERP: движение денег, статьи, план/факт. CRM остаётся последним шагом - когда финансы уже под контролем. Так прошла автоматизация частной школы Babelfish.
Что умеет Telegram-бот учёта оплат?+
Принимает платёж одной командой: ученик, сумма, способ оплаты. Зачисляет деньги на личный счёт ученика, разносит по статье и проекту. Онлайн-оплаты с сайта прилетают в бот сами. По команде отдаёт кассу за день, неделю или месяц и список должников. Ночью сам готовит кассовый отчёт и выгружает строки в управленческий учёт. Рядом с ботом работает личный кабинет, а при необходимости подключается мессенджер MAX - канал оплаты не привязан к одному приложению.
Чем собственная ERP лучше облачного сервиса финучёта?+
Облачный сервис универсален и берёт подписку за то, что школе не нужно, а нужное - вроде интеграции по API - продаёт отдельно. Собственная ERP заточена под процессы школы: движение денег, статьи, направления, план/факт. Она живёт на сервере школы, не зависит от чужих тарифов и принадлежит бизнесу насовсем.
Что с персональными данными учеников?+
Все платежи и личные счета хранятся на собственном сервере в России - это требование 152-ФЗ о персональных данных. Уход с облачных сервисов не только экономит подписки, но и возвращает школе контроль над данными.
Кто разработал и внедрил эту систему?+
Бизнес-консультант Артём Борисов с командой - выстроили для частной школы Babelfish финансовый контур: Telegram-бот приёма платежей, автоматическую разметку по статьям и собственную ERP управленческого учёта.
Сколько подписок платит ваш бизнес?
Посчитаем вместе, что дешевле: платить за чужие сервисы дальше или один раз построить свою систему. Демонстрация - бесплатно.